Checklist de habilitação
Exigências do edital comparadas com o perfil e o cofre: encontrado, faltando, vencido ou a revisar.
Preparar · Cofre de documentos
Cofre de documentos com controle de validade para licitações
Certidões, atestados, balanços e licenças em armazenamento privado da sua empresa. O LicitaMax sugere tipo, emissor e validade, você confirma, e o cofre avisa antes de cada vencimento.
Disponível no plano Business.
O problema
Certidão vencida no dia errado
Certidões de regularidade têm validade curta e vencem em datas diferentes. Quando ficam em pastas de rede, e-mails e computadores pessoais, ninguém sabe ao certo qual é a versão atual nem quando renovar.
Na véspera da sessão, procurar o arquivo certo e descobrir que ele venceu custa o tempo que deveria ir para a proposta.
Como funciona
Cofre de documentos em 4 passos
Passo 1: Envie os arquivos
PDF, imagem (PNG, JPEG ou WEBP), DOCX ou XLSX. O tipo do arquivo é conferido pelo conteúdo, não pela extensão.
Passo 2: Confira os dados sugeridos
O LicitaMax lê o texto do documento e sugere tipo, órgão emissor, data de emissão, validade e número. Você confere com o original e confirma.
Passo 3: Acompanhe a validade
Cada documento fica como válido, vencendo (até 30 dias), vencido ou a revisar. Os avisos saem 30, 15 e 7 dias antes e quando o documento vence.
Passo 4: Use nas licitações
O checklist de habilitação e a preparação da proposta procuram no cofre o documento de cada exigência.
O que você recebe
Recursos incluídos
Organizado por categoria
Jurídicos e cadastrais, regularidade fiscal e trabalhista, econômico-financeiros, qualificação técnica, atestados, certificações, licenças e procurações.
Leitura de tipo e validade
A validade vem do texto do documento. Quando é estimada pela validade típica do tipo, o campo vem marcado para revisão.
Aviso antes de vencer
Alertas a 30, 15 e 7 dias do vencimento e quando o documento vence, no app e por e-mail.
Armazenamento privado
Arquivos na área da sua organização, baixados só por links temporários. O número do documento é guardado criptografado.
Ligado ao checklist
Cada exigência do edital com tipo conhecido é cruzada com o cofre, inclusive a validade frente ao prazo da licitação.
Exclusão registrada
Excluir tira o documento do cofre; a exclusão é lógica e fica registrada na auditoria da conta.
Exemplo real
Tipos de documento que o cofre reconhece
Lista usada hoje pelo LicitaMax para sugerir o tipo do arquivo e cruzar com as exigências do edital. Vale sempre a data escrita no documento.
Jurídicos e cadastrais
- Ato constitutivo / contrato social
- Comprovante de inscrição no CNPJ
- Cadastro SICAF
Regularidade fiscal
- CND federal (Receita Federal/PGFN)
- Certidão de regularidade estadual
- Certidão de regularidade municipal
Regularidade trabalhista
- Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
Econômico-financeiros
- Balanço patrimonial e demonstrações contábeis
- Certidão negativa de falência e recuperação judicial
- Apólice de seguro / seguro-garantia
Atestados de capacidade técnica
- Atestado de capacidade técnica
Licenças e registros
- Registro no conselho profissional (CREA/CAU/CRA...)
- Alvará de funcionamento
- Licença sanitária / autorização ANVISA
- Licença ambiental
Certificações
- Consulta consolidada de pessoa jurídica (TCU)
- Certificação ISO 9001
- Certificação ISO 14001
- Certificação ISO 27001
- Certificação INMETRO
Procurações
- Procuração
Limites e cuidados
O que esperar, e o que não esperar
- O LicitaMax organiza os documentos e lembra os vencimentos, mas não confirma a validade junto aos emissores. Confira sempre o original antes de usar.
- Arquivos escaneados como imagem não têm o texto lido, porque ainda não há OCR: preencha tipo e validade à mão.
- O cofre guarda cópias; ele não emite nem renova certidões.
- O espaço de armazenamento depende do plano.
Perguntas frequentes
Quais arquivos posso enviar?
PDF, PNG, JPEG, WEBP, DOCX e XLSX. O tipo é conferido pelo conteúdo do arquivo, não pela extensão, e formatos fora dessa lista são recusados.
O LicitaMax renova as certidões?
Não. Ele avisa antes do vencimento, mas a emissão e a renovação são feitas por você nos sites dos órgãos emissores.
Quem da equipe vê os documentos?
Os membros da sua organização, conforme as permissões do papel de cada um. Os arquivos ficam em área privada e são baixados por links que expiram em poucos minutos.
A validade sugerida é confiável?
É uma sugestão. Quando a data está escrita no documento, ela é lida do texto; quando não está, o LicitaMax pode estimar pela validade típica do tipo e marca o campo para revisão. O documento fica “a revisar” até você confirmar.
Posso usar o mesmo documento em várias licitações?
Sim. O cofre é da empresa: o checklist de cada licitação procura nele o documento do tipo exigido e compara a validade com o prazo daquela licitação.
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Funcionalidades relacionadas
Proposta comercial
Rascunho com os itens do edital, preços definidos por você, declarações e pacote para enviar no portal oficial.
Alertas de licitações
Avisos no app, por e-mail e por WhatsApp para oportunidades novas, prazos, alterações de edital e vencimentos.
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Como organizar os documentos de licitação da empresa
Quase toda licitação pede os mesmos blocos de documentos: os que provam que a empresa existe e quem a representa, os de regularidade fiscal e trabalhista, os econômico-financeiros e os que mostram capacidade técnica. O que muda de um edital para outro é o detalhe — e a data. Um cofre bem organizado resolve a parte repetitiva e deixa a equipe livre para cuidar do detalhe.
Separe por categoria e mantenha uma versão válida de cada documento. Contrato social e procuração mudam pouco; certidões de regularidade vencem em prazos curtos e diferentes entre si. O CRF do FGTS, por exemplo, costuma ter validade bem menor que a de outras certidões. No LicitaMax, cada arquivo recebe tipo, emissor, emissão e validade, sugeridos a partir do texto e confirmados por você, e passa a ter um status: válido, vencendo, vencido ou a revisar.
Renove antes de precisar. Os avisos saem 30, 15 e 7 dias antes do vencimento e quando o documento vence, no app e por e-mail. Mais importante: o checklist de habilitação compara a validade de cada documento com o prazo de propostas da licitação. Uma certidão válida hoje pode estar vencida na data da sessão, e é isso que o checklist aponta.
Documentos técnicos pedem atenção diferente. Atestados de capacidade técnica não vencem, mas precisam cobrir o objeto e as quantidades do edital; licenças e registros em conselho têm validade própria. Guarde os atestados com um título que diga o objeto e o órgão emissor, para achar rápido o que serve para cada disputa. O guia de documentos de habilitação explica o que cada grupo costuma pedir.
Segurança também conta. No LicitaMax, os arquivos ficam na área privada da organização, o download é feito por links temporários e o número do documento é guardado criptografado. A exclusão é lógica e fica registrada. O cofre de documentos faz parte do plano Business, e os limites estão na página de planos. Se a sua empresa é ME ou EPP, veja também as regras de regularização fiscal tardia.
Veja na prática, com os dados da sua empresa
Crie a conta, diga o que a sua empresa vende e onde atende, e veja as licitações compatíveis com o motivo de cada uma. O plano Free não pede cartão.
